Del artiklen:

Med coronakrisen er rammebetingelserne med ét blevet ændret for at udøve offentlig ledelse. Tre fokuspunkter kan hjælpe dig som leder med at skabe resultater i en krisetid: medarbejdermotivation, distanceledelse og omdømmeledelse.

Af Anders Valentin Bager,
og Christian Nyvang Qvick,

Under coronakrisen har Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse afholdt flere webinarer om ledelse i en krisetid. De væsentligste indsigter fra de tre første webinarer får du her. De handler om at motivere medarbejdere, lede på distancen og om omdømmeledelse. 

Webinar 1: At opretholde medarbejdernes motivation

At have motiverede medarbejdere er altid vigtigt – også i en coronakrisetid. Vi ved fra forskningen, at medarbejdere kan være motiveret af forskellige ting samtidigt. De kan fx være motiveret af at bidrage til samfundet og andre mennesker, den såkaldte ’public service motivation’. De kan også være motiveret af opgaven i sig selv, hvis de finder den spændende og udviklende – ’den indre opgavemotivation’. 

Disse motivationsformer hænger sammen med en række psykologiske behov. Det første er behovet for autonomi – medarbejderens oplevelse af at have et råderum i opgaveløsningen inden for overordnede rammer. Dernæst er der behovet for kompetence – at føle, at man mestrer sine opgaver på tilfredsstillende vis og kan imødekomme de udfordringer, som man møder i sit arbejde. For det tredje behovet for tilknytning – at medarbejderen oplever givende relationer til andre, fx kollegaer eller modtagere af organisationens ydelser. Dette behov er formentlig særlig vigtigt i en tid, hvor mange er hjemsendt fra arbejdspladsen. Endelig er der behovet for mening – at arbejdet opleves som meningsfuldt og understøtter et vigtigt formål. 

Spørgsmålet er, hvordan du som offentlig leder kan understøtte disse behov i en tid præget af covid-19? I et webinar afholdt af Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse havde professor Lotte Bøgh Andersen disse tre råd til offentlige ledere: 

  1. Behovet for mening: Forbind ”det store hvorfor” til opgaverne i dagligheden. Selvom medarbejdere arbejder hjemmefra, er de stadig med til at bidrage til organisationens målsætninger. Det er derfor vigtigt, at den enkelte leder formår at italesætte, hvordan medarbejdernes opgaveløsning skaber en forskel for de borgere (eller samfundet generelt), som organisationen er sat i verden for. Med andre ord handler det om at tydeliggøre, hvordan medarbejderne bidrager til visionen for organisationen.
  2. Behovet for kompetence: Fortsæt med at give positiv og konkret feedback på både indsatser og resultater. Uanset om medarbejderne er hjemsendt eller agerer i kritiske funktioner, er det vigtigt, at lederen er i stand til at anerkende de indsatser og resultater, som medarbejderne stadig bidrager med for, at organisationen lykkes i en krisetid. 
  3. Behovet for autonomi: Gå i dialog med medarbejderne ift. at skabe og afstemme rammer for opgaveløsningen.For nogle medarbejdere har deres opgaver ændret karakter under krisen. Nogle vil have det fint med at have et vist råderum til at løse deres opgaver, som de finder det bedst. Andre vil måske sætte stor pris på, at lederen i et vist omfang instruerer, hvordan den enkelte medarbejder skal løse sine opgaver. Lederen må med andre ord balancere forskellige medarbejderes forskellige behov for varierende grader af autonomi.  
  4. Behovet for tilknytning: Sørg for at skabe mulighed for oplevelsen af, at arbejdspladsen stadig udgør et fællesskab, selvom I er adskilte. Lederen kan overveje, hvordan medarbejdernes tilknytningsbehov kan tilgodeses, fx virtuelt med fælles frokoster, personalemøder og sociale arrangementer, så oplevelsen af givende relationer til kollegerne tilgodeses. 

Se webinaret om motivation her

 
Webinar 2: At lede på digital distance 

At opleve nærværende ledelse står i modsætning til oplevelsen af distanceret ledelse. Men hvad betyder distance egentlig? For det første er der den fysiske distance, som er blevet et vilkår for mange offentlige ledere i disse tider. For det andet handler distance om, hvor ofte ledere kommunikerer med deres medarbejdere. Sidst er der den mentale distance – altså hvorvidt lederen er mentalt til stede i relationen til sine medarbejdere.

Men hvad kan offentlige ledere gøre for at lykkes med nærværende ledelse, både nu og efter coronakrisen? I et webinar afholdt af Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse fremhævede lektor Caroline Howard Grøn og ph.d.-studerende Mathilde Albertsen Winsløw disse tre fokuspunkter:

  1. Nærværende ledelse kræver planlægning og mentalt nærvær. Planlægning lyder banalt, men er vigtig. Som leder skal du prøve at skabe rum i kalenderen til at mødes med dine medarbejdere og samtidig skabe tid til at kommunikere med dem. Det kan være en idé at kigge på din organisering. F.eks. kan et stort ledelsesspænd være en hindring på vejen ift. at kommunikere (nok) med alle medarbejdere. Mentalt nærvær handler om at være til stede i relationen med den enkelte medarbejder. Det kan fx være forstyrrende, hvis du bliver nødt til at afbryde møder, fordi telefonen ringer. Omvendt kan der være opkald, du er nødt til at besvare. Sådan en problemstilling kræver, at du som leder beslutter dig for, hvor du mentalt skal være hvornår. 
  2. Muligheder og udfordringer i digitale teknologier. Videomøder giver fx mulighed for en højere grad af tilstedeværelse, da man møder hinanden ”ansigt-til-ansigt”. Telefonopkald og e-mails er mere fleksible og kan bruges til at opretholde en høj frekvens af kommunikation med medarbejderne. Teknologierne kan dog medføre tekniske vanskeligheder. Og du skal også være opmærksomme på uformelle spilleregler: Skal vi fx have kameraet tændt under videomøder? Og er det ok, at du som leder ringer uden for normal arbejdstid? 
  3. Kommunikationen under coronakrisen. Det er vigtigt at passe på, at kommunikationsfrekvensen ikke går ned, når den fysiske distance stiger. Som leder skal du vedligeholde kommunikationen til dine medarbejdere – også på fysisk afstand. Overvej og afstem med dine medarbejdere, hvordan og hvor ofte de har behov for at være i kontakt med dig. Derudover kobler nærvær sig også op på sociale behov. Vi har behov for at føle en tilknytning til vores kollegaer og vores arbejdsplads som beskrevet ovenfor. 

Se webinaret om digital distanceledelse her

Webinar 3: Ledelse af organisatorisk omdømme

Ledere af offentlige organisationer har gode grunde til at interessere sig for organisationens omdømme. Et godt omdømme kan bidrage positivt til at rekruttere og fastholde medarbejdere. Og det kan betyde, at organisationens ’kunder’ vælger organisationen, når de har flere valg. Tænk bare på dagtilbud, gymnasier og andre organisationer under fritvalgsordningerne. Eller på kommuner, der søger at tiltrække nye borgere eller virksomheder. Endelig kan et godt omdømme også betyde, at politikernes tilbøjelighed til indblanding bliver reduceret og dermed give dig som leder et udvidet ledelsesrum. 

Men hvad er et omdømme helt præcist? Et omdømme lever og bliver genskabt blandt eksterne aktører – det er nemlig deres opfattelse af organisationen. De eksterne aktører kan fx være borgere, politikere eller samarbejdspartnere, og opfattelsen af organisationen enten kan være positiv eller negativ.

Hvad lykkes organistionen godt med? Omdømmet kan dog også knytte sig til, hvordan eksterne aktørers opfatter mere specifikke forhold. Når vi taler om offentlige organisationer, drejer omdømmet sig om de eksterne aktørers opfattelse af, hvor godt organisationen lykkes med:

  • Performanceorienteret omdømme: At nå organisationens målsætninger 
  • Moralsk omdømme: At følge demokratiske værdier og principper for drift af offentlige organisationer, fx principper om lighed og transparens
  • Teknisk omdømme: At have de nødvendige kompetencer og kapaciteter til stede i organisationen
  • Proceduralt omdømme: At overholde gældende lovgivning og forskrifter for passende adfærd.

Som leder kan du påvirke omdømmetI et webinar afholdt af Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse fremhævede lektor Heidi Houlberg Salomonsen, at ledere kan arbejde systematisk med deres organisations omdømme ved at udøve omdømmeledelse. Det indebærer, at du som leder forsøger at påvirke eksterne aktørers opfattelse ved at: 

  1. Identificere eksterne aktørers opfattelse af organisation: Hvad tænker andre om organisationen?
  2. Prioritere, hvem organisationen gerne vil påvirke opfattelsen hos. Hvem er de vigtigste eksterne aktører at have et godt omdømme hos? Og hvad vil organisationen gerne have et godt omdømme for – at overholde lovgivningen, sikre lighed i behandling eller være effektiv?
  3. Kommunikere til eksterne aktører for at påvirke deres opfattelse af organisationen. Her er det vigtigt at overveje:

  • Hvad skal der kommunikeres for at skabe et mere positivt billede af organisationen (fx beslutninger, indsatser, resultater mv.)?
  • Hvordan skal det kommunikeres?
  • Hvem skal kommunikere dette?

Se webinaret om ledelse af organisatorisk omdømme her

Anders Valentin Bager og Christian Nyvang Qvick er begge organisationskonsulenter i Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Aarhus Universitet.